ChatGPT voor professionals: de 7 prompts die je elke werkdag gebruikt

De meeste mensen gebruiken ChatGPT zoals een zoekmachine: een korte vraag intikken en hopen op iets bruikbaars. Dat werkt, tot op zekere hoogte. Maar de echte tijdswinst zit in een handvol prompts die je elke werkdag opnieuw inzet, telkens met dezelfde structuur. Hieronder krijg je er zeven, kant-en-klaar. Deze zeven prompts dekken het werk waar de meeste professionals dagelijks tijd aan verliezen: mails, vergaderingen, verslagen en lastige boodschappen. Kopieer ze, vul je eigen situatie in, en schaaf bij tot het klopt.

Eerst dit: waarom een goede prompt op een ROTS staat

Voor je begint, één kader dat alle zeven prompts sterker maakt. Een goede prompt staat als een ROTS: Rol, Opdracht, Toelichting, Sjabloon.

• R (Rol): wie moet de AI zijn? “Je bent een ervaren officemanager.”
• O (Opdracht): wat moet er precies gebeuren, met welk doel?
• T (Toelichting): welke context, feiten en randvoorwaarden heeft de AI nodig?
• S (Sjabloon): in welke vorm wil je het resultaat? Lengte, toon, formaat.

En daarna komt het belangrijkste: schaven. Je eerste prompt is een startpunt, geen eindpunt. Vraag door (“maak het korter”, “andere toon”, “geef drie varianten”) tot het klopt. Wie dat ritme te pakken heeft, haalt uit elke prompt hieronder meer dan wie enkel kopieert en plakt.

Nog een regel die bij alles hierboven staat: plak nooit vertrouwelijke klant- of bedrijfsgegevens in een gratis AI-tool. Vervang namen door “de klant” en cijfers door voorbeelden. Waarom en hoe precies, lees je in is ChatGPT veilig voor bedrijfsdata.

1. De mail die je liever niet schrijft

De herinneringsmail, de nee-mail, de opvolging. Precies de mails die blijven liggen. Deze prompt schrijft een eerste versie in seconden.

Je bent een ervaren, vriendelijke professional. Schrijf een e-mail om [een openstaande factuur op te volgen / beleefd nee te zeggen / een afspraak te verzetten]. Context: [de klant is trouw maar betaalt vaak te laat; dit is de tweede herinnering]. Toon: vriendelijk maar duidelijk. Maximaal 120 woorden, aanspreking “Beste [naam]”, en sluit af met een concreet voorstel.

2. De lange mailthread in drie zinnen

Twintig mails heen en weer, en jij moet even weten waar het op staat. Laat AI de kern eruit halen voor je zelf begint te lezen.

Vat de volgende mailconversatie samen in maximaal vijf zinnen: wat is er beslist, wat ligt nog open, en welke actie wordt van mij verwacht? Geef de openstaande punten als korte lijst. Hier is de conversatie: [plak de thread, met namen vervangen door rollen].

3. Van rommelige notities naar een net verslag

Je vergadering is gedaan, je notities zijn een chaos. Deze prompt maakt er een gestructureerd verslag van, inclusief actiepunten.

Je bent een nauwkeurige verslaggever. Zet mijn ruwe vergadernotities om in een gestructureerd verslag met drie delen: (1) besproken punten, (2) genomen beslissingen, (3) actiepunten met wie wat doet. Blijf feitelijk, verzin niets bij. Hier zijn mijn notities: [plak je notities].

4. De herschrijver: korter, duidelijker, andere toon

Je hebt een tekst, maar hij is te lang, te stroef of net te droog. Laat hem herschrijven zonder dat je zelf opnieuw begint.

Herschrijf de onderstaande tekst zodat hij [korter en directer / warmer en persoonlijker / formeler] wordt, zonder dat de betekenis verandert. Behoud alle feiten. Geef me daarna in één zin wat je hebt aangepast. Tekst: [plak je tekst].

5. De voorbereider voor een lastig gesprek

Een moeilijke onderhandeling, een evaluatiegesprek, een klacht. AI is een uitstekende sparringpartner om je erop voor te bereiden.

Je bent een ervaren coach. Ik heb binnenkort [een gesprek over een prijsverhoging met een klant]. Help me voorbereiden: geef me drie mogelijke reacties van de andere partij en per reactie een rustige, professionele manier om te antwoorden. Stel me daarna twee vragen die ik zelf nog niet bedacht heb.

6. De uitlegger: leg het uit alsof ik het niet ken

Een technisch begrip, een juridische term, een nieuwe tool. In plaats van te googelen en tien tabbladen te openen, laat je het gewoon uitleggen op jouw niveau.

Leg [het begrip of onderwerp] uit in gewone taal, alsof je het vertelt aan een slimme collega die er niets van weet. Gebruik een concreet voorbeeld uit de praktijk, en eindig met de drie dingen die ik echt moet onthouden. Houd het onder de 200 woorden.

7. De sparringpartner voor een beslissing

Twijfel je tussen twee opties? Laat AI de advocaat van de duivel spelen voor je knopen doorhakt.

Ik twijfel tussen [optie A] en [optie B] voor [de situatie]. Zet de belangrijkste voor- en nadelen van elk in een tabel. Speel daarna advocaat van de duivel bij mijn voorkeur, [optie A], en benoem het grootste risico dat ik over het hoofd zie.

De korte versie

• Bouw elke prompt als een ROTS: Rol, Opdracht, Toelichting, Sjabloon. Daarna schaven tot het klopt.
• De zeven prompts hierboven dekken samen het grootste deel van je dagelijkse bureauwerk.
• Een goede promptsjabloon voor terugkerende mails bespaart al snel vijf tot tien minuten per mail. Over een week telt dat op.
• Vervang altijd namen en gevoelige cijfers voor je iets in een gratis tool plakt.

Wil je deze prompts niet alleen kopiëren, maar ze echt leren bouwen op je eigen taken, met begeleiding erbij? Dan zit je goed in onze ChatGPT-cursus voor professionals: je leert het volledige ROTS-kader en de vaardigheden die op elke AI-assistent werken, ook op Copilot en Claude. Liever eerst in één interactieve halve dag van start? Bekijk Live Online: AI voor professionals. En weet je nog niet welke opleidingsvorm past, dan helpt de kieswijzer je verder.